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    如果一个项目组，每天的项目例会只能开 5 分钟，最多 10 分钟，可以吗？

    团队一起做事，开会是「必要的罪恶」：如果没有沟通，工作无法协调一致；但如果开会太多，会侵占能够实际完成工作任务的时间。

    今天，我们就来介绍「每日 5 分钟站立例会」的方法。

    它的名字就是它的做法：5 分钟时间，大家站在看板前，讨论当天的工作进展。

    看板方法包括三个行动，我们已经讨论了前两个：用来把任务可视化的看板；进行任务分解和工作量预估；今天讨论第三个，每天的站立例会。我们可以用它每日用来推动项目的进度，它也进一步加强可视化。

    在今天的第一部分，我们先来看看，要用好看板方法，为什么需要这个五分钟站立例会？

    这要从看板方法的一个基本逻辑说起，看板做的是把「工作流程可视化」。

    现在，团队一起做的任务，越来越不容易看见，流程可视化变得比过去更加重要。大家一起维护一个任务看板，团队就有了一个公开、清晰的进度表。

    这就够了吗？

    还不够，我们还需要用每日 5 分钟站立例会，进一步强化「工作流程可视化」，把这个工作进度看板刻在大家的头脑中。

    一般来说，看板的可视化效果，实体的最好。放在团队办公座位旁的白板看板是最有效的，抬头就看得见。仅仅在开会时用投影仪投影出来的看板，出现频率低，形式不那么吸引注意力，可见度相对就不那么高了。

    也有团队用电脑文档做看板，然后在线上分享，这样做，大家虽然可以方便随时查看，但可视化效果就要差很多。

    虽然实体看板效果最好，但你可能也会发现，一直放在那里，大家看多了，也就视而不见了。这是和人的注意力有关的，我们会很快忽视一直不变的东西。

    而每日 5 分钟站立例会的一个重要议程就是，是在所有人在场的情况下，我们一起看着看板，改动它上面的信息。比如，如果今天有任务已经完成，那么把任务卡移动到已完成那一栏去。

    在现在我们的工作环境中，有太多的文字信息，它们经常容易被忽略。团队成员大家站起来，用五分钟的时间，说几句话，也让大家更好地接收到最重要的信息。由于会议时间短，只有真正重要的信息才有机会被说出来，时间限制成了有效的信息过滤器。

    当我们说可视化的时候，不只是要让眼睛看得见，更重要的是要大脑看得见。每日 5 分钟站立例会，起的就是这样的作用。

    在今天的第二部分，我们来看看，如何开每日 5 分钟站立例会？

    每日 5 分钟站立例会，它的名字已经准确反映了它的做法：

    · 每天召开；

    · 时间长度，5 分钟。5 分钟是个大约的时间，但它已经明确地告诉我们，这个会议的时间应该非常短，也许 5 分钟、10 分钟，真的开到 30 分钟就会明显太长；

    · 站立，站在看板前开。这个例会不是大家到会议室去，而是团队成员站到看板前，围着看板开；

    · 这个会议是例会。如果有需要深度探讨的问题，就应该在例会之外另行安排专门会议。

    每个项目团队都应该每天召开 5 分钟站立例会。而如果你们做的是一个超大项目，由多个小团队组成，那整个大项目团队也可以召开多个五分钟站立例会的。

    软件开发专家克里伯格就在一本书里介绍过他参与的瑞典政府的一个项目的站立例会。每天各个团队要开多个站立例会会，他形象地把这些早上的例会叫「每天出席鸡尾酒会」。这个大团队把所有的看板都放在一个大会议室里，每天早上 9：30-10：15 之间，那儿就像在开鸡尾酒会一样。

    他们的例会分成三波，每一波 15 分钟。

    第一波例会是，他们分成三个开发团队，每个小团队围着自己的看板开例会；

    第二波例会，是按职能开会，比如按测试、开发、需求开例会；

    第三波，小团队的负责人、各个职能的负责人，在围着大看板再开一波例会。开完了例会，后面的全天时间大家就都回去专注于自己的工作了。

    怎么开 5 分钟站立例会，有不少技巧，我们来说三个：

    1.借用可以看得见的看板，极度缩短常规汇报的时间。

    我们开过的很多例会都会变成，每个人挨个汇报：我昨天做了什么，我今天准备做什么？有人可能说一下自己的工作就花掉了五分钟。

    而五分钟站立例会的做法是，由于有可视化的看板来做支持，我们没有必要做这样的任务汇报。看板上「正在进行中的任务」应该是很少的几个，最多两个或三个。你也许要说的就是，这个任务我做完了，这个可能比预期要长，如果没有特别的就不必汇报。

    2.把 5 分钟站立例会用来讨论问题。

    比如，一个人说，在这个具体任务上，我遇到问题。另一个人接着说，也许可以那么做。下一个人，另一个方法更好。

    一天两天或许没什么，如果一个团队持续进行这样的简单信息交换，在日积月累中，团队的整体能力就大大增强了。

    3.让 5 分钟站立例会有仪式感，用它来让团队充满活力。

    在每日例会的时候，我们可能一起把一个已经完成的任务，从当前任务移动到已完成，这时，我们可以鼓掌庆祝一下。如果一个具体任务以远超过预期的速度完成了，大家更应该热烈庆祝。

    总结一下：

    今天我们讨论的每日 5 分钟站立例会，它是看板方法的三个行动之一，这是三个行动分别是：看板，任务拆解和每日例会。每日 5 分钟站立例会的价值是，它进一步推动了看板的核心逻辑，也就是把工作流程可视化。

    最后，给你留一道思考题：

    你可能也每天开团队例会，这个例会每天耗时多长时间？如果你想把它缩短到 15 分钟以内，你可以怎么做？欢迎留言，分享你的想法。