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说起带团队,人们经常说:「将帅无能,累死三军。」
只要你不是第一天带团队,肯定有过这样的痛苦经历:你带大家苦干了好久,但突然发现方向和方法错了,不得不回退到几周前的状态,几周都白干了。
采用「冲刺方法」,每一周期有一个明确的目标,每个周期以团队成果展示结束。
在这样的节奏中,我们不断有机会反思周期内的小胜利或失败。在一个个小周期闭环循环中,让我们既埋头干活,又有机会抬头看路。
今天,我们来重点看看冲刺方法中抬头看路的机制,也就是定期的「工作方法改进会议」。
我们先来看看,小周期闭环循环,给我们的团队带来什么变化?
在带团队之前,你也曾经自己作为团队一员做事,你应该了解到,自己做事和带团队的最大差别是,自己做事埋头做就是了,而带团队的人需要不时地抬头看路。
你的重大责任是,如果团队在错误的路上走了一段,路线错了,或者工作方法错了,你要及时发现。
冲刺方法,把长长的路变成一个个周期,带来的很多变化:
第一,因为周期短,我们有了一个清晰的短期冲刺目标;
第二,我们有一个长期目标,在每一个周期的开始和结束,我们都会有一个明确的机会,反思团队的目标和工作方法。
这样,一个团队的工作就不是依赖团队领导一个人「抬头看路」,而是,在每个冲刺周期的开始与结束,大家一起看路,在冲刺周期里面,大家一起埋头做事。
瑞典精益专家克里伯格说过这样一段话,他说:「如果人人都清楚我们的目标是什么、我们当前所处的位置,而且有正确的沟通平台,那么大家就会自我组织,朝着正确的方向前进,并持续摸索出尽快实现目标的方法。」
接下来,我们来一起看看,冲刺方法提供了什么具体的把团队组织起来的做法?
这个做法是:定期的「方法改进会议」。
我们已经知道,假设我们以每周为周期来用冲刺方法,那么过程是这样的:在一周的开始,我们一起确定本周的目标,明确这一周结束时,我们要展示的成果是什么?
这样周而复始,一周一周地循环下去,直到完成最终目标。
在这个过程中,我们关心的是工作内容。但是,除了关心工作的内容之外,我们还要关注工作的方法。背后的道理,就是中国俗话说的「磨刀不误砍柴工」。
冲刺方法把「磨刀」、也就是改进工作方法融入到它的流程里面去了。在冲刺周期之间,它建议定期召开「方法改进会议」。
对这种会议的名字,我们有很多种不同说法,「回顾会议」、「流程改进会议」等。但都是在强调,团队一起开这个会,是为了改进工作方法。
这个会比较好的频次是每两个冲刺周期开一次,选一个任务量比较轻的下午,这个会可以开得长点,比如要开一个小时到一个半小时,让大家有充足的时间来探讨工作方法。
在冲刺周期里,我们只关注这个周期的短期目标,只关心「做没做好」,不去犹豫和担心是不是走在去往大目标的路上,也就是不想「方向对不对」,也不去想怎么改进方法。每两周开方法改进会议的这一个多小时,我们聚焦在做事方法上,一起来想,「有什么更好的方法?」
工作方法改进会议,它关心的是这样的三个话题:
第一,什么地方我们做得很好?
第二,什么地方我们做得不好?
第三,我们可以如何做去改变工作方法?
这三个问题,都是聚焦于团队的做事方法。
比如,上周的成果展示效果不佳,并且在本周中发现那个成果基本上要废弃掉,做很大的调整,原因是,这个成果和另一个部门紧密相关,但在这个冲刺周期开始和展示都没有邀请他们加入,事后沟通才发现问题。
那么得出的下一步行动方案是,此后遇到这样的一周任务时,必须邀请利益相关人参与,及早发现问题,减少无用功。
再比如,大家发现,文档在邮件、微信里传来传去,经常出现文件版本错乱的情况。有可能一个同事修改了文档,但另一个人又在老版本上进行了调整,结果大家不得不花时间对照改了什么。
在方法改进会议上,就有人提出来,要改进文档的协作。大家接着展开专题讨论,有人建议所有 WORD 文档要打开修订功能,有人建议采用石墨等网络协作文档,有人建议采用 WPS 云盘,有人建议采用 Markdown 等无格式文本来进行文档版本管理。
总的来说,在「方法改进会议」上,我们有专门的机会讨论工作方法,也包括工作中工具的使用。我们充分讨论各种可行的选择,选出适合自己的。
小结一下:
冲刺把长跑变成一段段的冲刺,让我们有机会在冲刺周期的间隙,关注工作方法的改进。
在冲刺方法中,有一个建议做法是,定期召开「方法改进会议」,问三个问题:什么地方我们做得很好?什么地方我们做得不好?我们可以如何做去改变工作方法?
最后,给你留一道思考题:
我们回到个人来思考,请你设想一下,如果你每个月抽出一个小时来,和自己开一个「工作方法改进会议」,可能会有什么效果?欢迎留言,说说你的想法。